医師のための国際学会出張オンライン予約術 底値を目指して(海外旅行にも応用可能)

国際学会
国際学会をなるべく安く予約する方法を以下に示します。出張費用に余裕がある時には、業者に任せるなどなるべく手間のかからない方法が良いかと思います。以下の記事を読む必要はありません。
国際学会は参加費も高いですし、費用に余裕がない時に、以下を参考に安くてお得な旅費になるように頑張ってみてください。学会の参加費支払いと同様に、お得なチケットはなるべく早く検索/予約することが重要です(直前だと割高プランしか購入できません)。発表スケジュールが決定したらすぐに検索を開始してください。

1. おおよその値段を把握する

海外のホテルや航空券の手配に関して、Hotels.comEXPEDIAなど外資系のサービスが日本語化されたサイトがありますが、それらの最低価格保証制度を導入している外資系サイト間による値段の違いはほとんどありませんので、複数の外資系サイトを比較する必要はありません(時間の無駄です)。
まず、使用方法が比較的簡便な、EXPEDIAで出張先のホテル、及び、ホテルを検索する時に出る「航空券を追加」ボタンなどを駆使して、おおよそのホテルと航空券の値段を把握しましょう。また、JTBなどの我が国のツアー会社の、ホテル/航空券を含めた価格も念のため検索しましょう。JTBHISなどのツアーはキャンセルが出来ない難点もありますが、EXPEDIAなどよりも安いツアーが存在する可能性があります(その場合、そこで予約して手続き終了です)。残念ながら、JTBでは高い!、となった場合には、2. 以下に進みます。

2. Refundableなホテルは迷わず押さえてしまう
キャンセル時に完全な(100%)返金可能である条件を確認します(cancellation policyを確認:最終予約画面の下段に多くの場合表示されています)。EXPEDIAでは、かなり安いセール価格の部屋でない限り、チェックインの2-3日前まではキャンセル可能です。しかもオンラインでキャンセルボタンを押すだけですので、罪悪感も少なくて済みます。
少し気になるホテルがあり、キャンセル可能な設定であれば、迷わず予約してしまいましょう。予約して精神的なゆとりができたところで、さらにお得なホテルを「時間があれば」探すことになります。


上図:Expediaの予約画面。上記のプランは値段が安い代わりに「返金不可」、下記のプランは100%返金可能(キャンセル手数料無料)の表示があります。まずは返金可能なプランを押さえてしまいましょう。

3. 航空券は?
航空券の価格もEXPEDIAで検索します。しかしながら、これらのサイトで検索してもLCC(格安航空会社)のチケットは検索から外れている可能性が少しだけ残ります。EXPEDIAの検索結果以外に、目的地までのLCCが存在しないかどうかは、googleなどで丁寧に検索しEXPEDIAの検索結果と比較する必要があります。
その他の価格検索として、JTBHISなどでも検索してみても良いでしょう。得てして日本のサイトは最初に表示された価格よりも、最終的に税金やサーチャージを含めた価格が高くなり、最初からそれらの価格が含まれていることの多い外資系のサイトが私は好きです。EXPEDIAなどで検索している限り、その他の外資系サイトやJTBなどと比較して値段の違いはほとんどありません。
航空券に関しては、ホテルと異なりRefundableな航空券は割高であるという問題点があります。すでに行き帰りの日程が確定している場合は、non-refundableな安いチケットを押さえるために4. に進んでください。
日程の変更可能性がある場合:ANAJAL、Unitedなどの正規サイトから予約しましょう(コードシェア便の場合は双方の正規サイトで比較)。すでに、この段階ではEXPEDIAなどによる検索結果により、目的とする便名ははっきりしているかと思います。ハイシーズンでしかも予約が遅れぎみの場合には、すでに格安価格のチケットは売り切れているため、正規サイトの価格とEXPEDIAの価格に違いはないこともあります。さらに、正規サイトから予約した場合には、安いチケットであっても15,000円などのペナルティーを支払うことによりキャンセルが可能になったり、日程の変更が可能になる(changeable)など、柔軟な対応ができる可能性もあります。また、マイレージを使用したビジネスクラスへのアップグレード(upgradable)が可能なチケットの購入も可能です。

4. 本当に最安値なのか?
ステップ2までで、refundableなホテルを予約して、精神的なゆとりが生まれていることかと思います。その段階で、一休みして、あとは時間のある時により条件の良いホテルや航空券がないかを検索します。

ホテル:Expediaなど外資系サイトは会員登録をするとクーポンが定期的に送られてきますし、登録していなくてもgoogleで「expedia クーポン」と検索することによりコードを入手できます。丸腰で予約せず、予約時にクーポンコードを入力して少しでも宿泊価格を下げましょう。この際、キャンセルの心配がなければキャンセル不可能の部屋を予約し、step2で予約したキャンセル可能の部屋を実際にキャンセルする方法もあります。
クーポン以外にも、株主優待、ホテル系会社の会員、マイレージ会員など総合的に判断して、EXPEDIA経由以外にも正規サイト経由、マイレージ会員経由など最もお得な方法を考える必要があります。ステップ2で予約した方法を超える最安値での予約法は100%存在するはずです。
また、上級者編ですが、HotwirePricelineを使用する方法もあります(参考サイト)。私は、これらのサイトを今まで30回以上使用しています。EXPEDIAで予約したホテルのキャンセル可能な日程であれば、オークション・non-refundableというサイトの趣旨を十分理解した上で使用することをお勧めします。
上記方法で、より安いホテルの予約ができた場合にはstep2で予約したホテルはキャンセルしてください。

航空券:最後のダメ押しとして、Kayak(管理人が10年前から愛用している比較サイト)やgoogleで目的地までの航空券でお得なものがないかを検索します。ホテルと同様に、EXPEDIAクーポンやポイントプログラムに加入している予約サイトがあれば、それらを使用して予約する必要がありますし、ホテルも航空券も同じサイトで同時に予約すると安くなる可能性もあります(EXPEDIAのAir+割など)。同様に、超上級者編ですが、HotwirePricelineを使用する方法もあります。

5. その他

    海外旅行保険:クレジットカード付帯の保証で心配な方は、加入を。数千円ですので、あまりサイト比較の必要はありませんが、空港で加入するよりもオンラインでの加入が安いと思われます。
    VISA関係:米国の場合、米国渡航におけるESTAのオンライン申請など
    現地通貨の調達:ドルやユーロはお持ちかと思います。私は、しばしばマニアックな現地通貨の購入を空港よりもお得な、外貨宅配サービスでgetしています(幾つかのサイトがありますので、検索してみてください)。
    学会参加費の事前支払い:旅費を浮かせても、early-bird registrationを逃したら何の意味もありません。。。
    レンタカー:国際免許証の期限の確認を忘れずに。私は贔屓にしているレンタカー会社はないので、HotwirePricelineEXPEDIAで予約しています。
    EXPEDIAの旅程を確認:本当に旅程からキャンセルしたホテルが削除されているかどうかを念のため確認しましょう。
    ご家族同伴の場合:家族分の航空券をマイレージで取得可能か確認する。ホテルの部屋の宿泊人数を確認する。など、modifyが必要になります。パスポートの有効期限は、予約した旅程+2ヶ月分ぐらいあるかの確認も忘れずに。

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